Prowadzenie akt osobowych – obowiązek każdego pracodawcy
Prowadzenie akt osobowych to kluczowy obowiązek każdego pracodawcy, który zatrudnia pracowników. Akta te zawierają nie tylko dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, ale również informacje istotne dla prawidłowego rozliczania podatków i składek ZUS. Oto kompleksowy przewodnik, co powinno znaleźć się w aktach osobowych i jak je prawidłowo prowadzić.
Spis treści
Czym są akta osobowe?
Akta osobowe, zwane również teczkami pracowniczymi, to dokumentacja dotycząca stosunku pracy, podzielona na pięć części: A, B, C, D i E. Mogą być prowadzone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, pod warunkiem spełnienia wymogów dotyczących ich przechowywania i ochrony danych osobowych.
Jakie dokumenty znajdują się w aktach osobowych?
Część A: Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
W tej części przechowuje się m.in.:
- Kwestionariusz osobowy kandydata,
- Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia,
- Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
- Skierowanie i orzeczenie lekarskie,
- Inne dokumenty wymagane przepisami prawa.
Pracownik może także dobrowolnie przedłożyć dodatkowe dokumenty, np. certyfikaty ukończenia kursów czy szkoleń.
Część B: Dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia
Ta część zawiera:
- Umowy o pracę i zmiany w warunkach zatrudnienia,
- Oświadczenia dotyczące korzystania z uprawnień rodzicielskich,
- Zaświadczenia o szkoleniach BHP,
- Dokumenty związane z urlopami czy obniżonym wymiarem czasu pracy,
- Informacje o nagrodach, wyróżnieniach i powierzeniu mienia.
Część C: Dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy
Do tej sekcji trafiają dokumenty takie jak:
- Oświadczenia o rozwiązaniu umowy,
- Kopie świadectw pracy,
- Umowy o zakazie konkurencji po zakończeniu pracy,
- Dokumenty dotyczące ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.
Część D: Dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej
Jeżeli pracownik został ukarany, odpowiednie dokumenty są przechowywane w tej części. Informacje te należy skutecznie usunąć po roku nienagannej pracy.
Część E: Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i substancji psychoaktywnych
Nowością w dokumentacji pracowniczej są zapisy dotyczące kontroli trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu. Zawierają one m.in.:
- Informacje z przeprowadzonych kontroli,
- Dokumenty wystawione przez uprawnione organy.
Dlaczego prawidłowe prowadzenie akt osobowych jest tak ważne?
Dokładność i kompletność akt osobowych są kluczowe dla spełnienia wymogów prawnych i uniknięcia potencjalnych kar. Niewłaściwe prowadzenie tej dokumentacji może skutkować problemami podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub w sytuacjach spornych z pracownikami.
Prowadzenie akt osobowych – jak możemy pomóc?
Biuro rachunkowe Virdis Lux oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie prowadzenia akt osobowych, zapewniając zgodność z przepisami prawa pracy. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach i zadbać o swoje kadry w profesjonalny sposób.
