KSeF – czy nowoczesne faktury mają plusy?

Trwają intensywne prace nad wejściem w życie przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 1 stycznia 2022 r. stosowanie nowych faktur ustrukturyzowanych będzie fakultatywnie. Przedsiębiorcy powinni się jednak nastawiać na to, iż docelowo system e-faktur będzie dla wszystkich obowiązkowy. Być może jest to dobry czas na zapoznanie się z działaniem tego nowego systemu.

Na czym polega KSeF?

1. E-faktura tj. faktura ustrukturyzowana, będzie kolejną formą faktury.  Będzie ona wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Numer identyfikujący w systemie nie będzie zastępował dotychczasowego numeru, a będzie jedynie numerem na potrzeby systemu.
2. Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do KSeF przez API. W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie KSeF.
3. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymania faktur ustrukturyzowanych, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.
4. Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony przez tego podatnika. Wprowadzona zostanie możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

Jakie faktury będzie można wystawiać, a jakich nie?

Generalnie w ramach KSeF będzie możliwe wystawianie faktur wszelkiego rodzaju. Wyjątek będą stanowiły faktur RR oraz faktury pro forma.

Warto również zwrócić uwagę, iż będzie możliwe wystawianie faktur uproszczonych, z wyłączeniem tych które są wystawiane za pośrednictwem kas rejestrujących.

Jak wystawiać faktury korygujące i noty korygujące?

Faktury korygujące do faktur ustrukturyzowanych będą wystawiane również w tej samej formie, czyli jako e-faktur.

Zezwala się na wystawiania not korygujących w dotychczasowym systemie, to jest poza KSeF. Noty korygujące wystawiane więc będą tradycyjnie.

Jakie największe plusy ma korzystanie z systemu KSeF?

Przede wszystkim system pozwala na odejście od konieczności zbierania dokumentacji dla podatników, którzy obecnie borykają się z problemem faktur korygujących in minus. W przypadku wystawienia faktur korygujących do faktur wystawianych KSeF, podatnik sprzedający rozpozna korektę w momencie wystawienia faktury ustrukturyzowanej. W przypadku nabywcy będzie on miał możliwość rozpoznania faktury korygującej w momencie otrzymania faktury in minus. Jest to niewątpliwa zaleta dla tych podatników, którzy mają dużo korekt in minus.

Dodatkowym plusem będzie możliwość uzyskania zwrotu VAT w terminie 40 dni a nie 60 jak obecnie.

Jaka będzie data wystawienia i data otrzymania takiej faktury?

Datą wystawienia będzie data przesłania faktury ustrukturyzowanej do Systemu. Datą otrzymania będzie data jej otrzymania w Systemie.

A jak wygląda kwestia przechowywania faktur?

Faktury są przechowywane w Systemie przez 10 lat. Przed upływem tego terminu należy pamiętać, iż faktury powinny być pobrane i przechowywane przez podatnika, jeśli nadal, dla celów podatkowych i nie tylko, są wymagane (np. środki trwałe i długie okresy amortyzacji).