Sygnaliści – Nowe Obowiązki dla Pracodawców i Biur Rachunkowych

Od 25 września 2024 roku obowiązuje ustawa dotycząca sygnalistów. Zgodnie z jej zapisami, każda organizacja, która zatrudnia co najmniej 50 pracowników, musi wdrożyć wewnętrzne procedury, umożliwiające zgłaszanie nieprawidłowości przez pracowników i współpracowników. Procedury te powinny gwarantować anonimowość zgłaszającego oraz ochronę przed wszelkimi działaniami odwetowymi.

Nowe Obowiązki Pracodawców – Wymogi Ustawowe

Nowa ustawa nakłada na pracodawców szereg obowiązków, takich jak:

• Stworzenie regulaminu – Organizacje muszą opracować procedury umożliwiające zgłaszanie naruszeń, zapewniając jednocześnie poufność danych sygnalisty.
• Udostępnienie kanałów komunikacji – Zgłaszający powinni mieć możliwość złożenia informacji pisemnie lub ustnie, np. poprzez dedykowany adres e-mail, numer telefonu, inne formy komunikacji głosowej lub bezpośrednie spotkanie na życzenie zgłaszającego.
• Rejestracja zgłoszeń – Pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia rejestru wszystkich zgłoszeń, co umożliwia monitorowanie i analizę raportowanych nieprawidłowości.
• Ochrona sygnalistów – Ustawa zabrania stosowania działań odwetowych wobec osób zgłaszających naruszenia w dobrej wierze. W przypadku doznania odwetu sygnalista ma prawo dochodzić swoich roszczeń.

Obowiązki dla Specyficznych Podmiotów

Wymóg posiadania procedur nie dotyczy jedynie firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Podmioty prawne świadczące usługi finansowe, związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy, finansowaniem terroryzmu, a także działające w obszarach bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, muszą wdrożyć odpowiednie procedury niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Wynika to z aktów prawnych Unii Europejskiej, wskazanych w załączniku do dyrektywy 2019/1937.

Dla firm zatrudniających poniżej 50 osób obowiązują uproszczone procedury sygnalisty, w porównaniu do większych organizacji.

Biura Rachunkowe i Procedury Sygnalistów

Zgodnie z ustawą, biura rachunkowe również są zobowiązane do wdrożenia procedur sygnalisty w odniesieniu do obsługiwanych klientów.