Zaległy urlop wypoczynkowy

Zaległego urlopu wypoczynkowego należy co do zasady udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Dla pracodawców oznacza to konieczność sprawdzenia sald urlopowych i zaplanowania nieobecności pracowników. Urlop niewykorzystany w 2025 roku powinien więc zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2026 roku. Wyjaśnienia Państwowej Inspekcji Pracy.

Czy pracownik musi wrócić z urlopu przed końcem września? Co zrobić, jeśli nie chce ustalić terminu wypoczynku? I czy za niewykorzystane dni można po prostu zapłacić? Te pytania najlepiej wyjaśnić przed zatwierdzeniem firmowego harmonogramu urlopów.

Data weryfikacji informacji: 23 września 2026 r.

Kiedy urlop wypoczynkowy staje się zaległy?

Pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeżeli część przysługującego wypoczynku pozostanie niewykorzystana, przechodzi na kolejny rok jako urlop zaległy.

Przykładowo: pracownik miał prawo do 26 dni urlopu za 2025 rok i wykorzystał 21 dni. Pozostałe 5 dni staje się w 2026 roku urlopem zaległym.

W pierwszej kolejności należy rozliczać urlop zaległy, a następnie bieżący. Pozwala to zachować właściwą kolejność korzystania z uprawnień i ograniczyć narastanie zaległości. Taką zasadę wskazuje PIP, odwołując się do orzecznictwa Sądu Najwyższego. PIP o zasadach udzielania zaległego urlopu.

Czy zaległy urlop trzeba zakończyć do 30 września?

Nie. Zgodnie z wyjaśnieniami PIP wystarczy, aby zaległy urlop rozpoczął się najpóźniej 30 września. Może zakończyć się w październiku. Samo złożenie wniosku we wrześniu, z terminem rozpoczęcia wypoczynku w październiku, nie spełnia tej zasady. PIP o terminie rozpoczęcia urlopu.

Przykład: 5 dni zaległego urlopu w 2026 roku

Pracownik ma 5 dni zaległego urlopu objętego terminem wrześniowym. Pracuje od poniedziałku do piątku, po 8 godzin dziennie, i rozpoczyna wypoczynek 30 września 2026 roku.

Urlop obejmuje:

Pracownik wraca do pracy 7 października. Przy innym rozkładzie czasu pracy daty zakończenia urlopu i powrotu mogą być inne.

Urlop na żądanie a termin 30 września

Termin wrześniowy nie obejmuje części urlopu, która w poprzednim roku mogła zostać wykorzystana na żądanie.

Urlop na żądanie mieści się w przysługującym pracownikowi wymiarze urlopu wypoczynkowego. Nie stanowi dodatkowych czterech dni wolnych. Niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok jako zwykły urlop wypoczynkowy, ale nie zwiększają nowego limitu dni dostępnych na żądanie.

Dlatego przed ustaleniem, ile dni trzeba udzielić do końca września, należy sprawdzić również wykorzystanie urlopu na żądanie w poprzednim roku. Nie należy automatycznie odejmować czterech dni od salda każdego pracownika. PIP o przechodzeniu urlopu na żądanie na kolejny rok.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody?

W tej kwestii występują rozbieżności interpretacyjne. W orzecznictwie Sądu Najwyższego można znaleźć stanowisko dopuszczające udzielenie zaległego urlopu bez zgody pracownika. Taką możliwość potwierdzało również ministerstwo właściwe do spraw pracy.

Jednocześnie PIP przytacza stanowisko swojego Departamentu Prawnego, które rozróżnia polecenie wykorzystania zaległego urlopu od jednostronnego wyznaczenia konkretnych dat wypoczynku.

W praktyce najlepiej zacząć od zobowiązania pracownika do wskazania terminu i udokumentowania ustaleń. Jeśli powstaje spór, przed narzuceniem dat trzeba ocenić okoliczności danej sprawy. Nie należy traktować ogólnego stwierdzenia „pracodawca zawsze może wysłać na zaległy urlop” jako wystarczającej podstawy działania.

Odrębna zasada dotyczy okresu wypowiedzenia. W tym czasie pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop, jeżeli pracodawca mu go udzieli. PIP o urlopie zaległym bez zgody pracownika.

Co zrobić, gdy pracownik nie współpracuje przy ustalaniu urlopu?

Najpierw trzeba ustalić przyczynę. Inaczej należy ocenić ignorowanie zasad planowania urlopów, a inaczej chorobę lub inną usprawiedliwioną przeszkodę.

Brak współpracy przy ustalaniu terminów może uzasadniać odpowiedzialność porządkową, jeżeli pracownik narusza obowiązujące zasady organizacji pracy. PIP wskazuje taką możliwość w swoich wyjaśnieniach dotyczących zaległego urlopu.

Nie oznacza to automatycznej kary za każdą odmowę. Upomnienie lub nagana wymagają podstawy prawnej i zachowania procedury. Sama odmowa współpracy przy planowaniu urlopu nie stanowi podstawy do nałożenia kary pieniężnej z art. 108 § 2. Kodeks pracy, art. 108.

Przed zastosowaniem kary pracodawca musi wysłuchać pracownika, zachować ustawowe terminy i zawiadomić go na piśmie. Powinien też uwzględnić rodzaj naruszenia, stopień winy oraz dotychczasowy stosunek do pracy. PIP o procedurze stosowania kar porządkowych.

Co grozi za nieudzielenie zaległego urlopu?

Nieudzielenie pracownikowi należnego urlopu wbrew obowiązkowi jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Według przepisów obowiązujących na 23 września 2026 roku grozi za nie grzywna od 2000 do 60 000 zł. Podstawą jest art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Aktualny tekst Kodeksu pracy.

Przedziały grzywien zostały podwyższone od 8 lipca 2026 roku. W starszych opracowaniach nadal można znaleźć wcześniejsze kwoty. PIP o zmianie wysokości grzywien.

Nie każde przekroczenie terminu oznacza jednak naruszenie obowiązków przez pracodawcę. Przeszkodą może być na przykład choroba pracownika, która uniemożliwia rozpoczęcie lub kontynuowanie wypoczynku. Takie sytuacje wymagają odrębnej oceny. PIP o przeszkodach w wykorzystaniu urlopu.

Czy zaległy urlop przepada po 30 września?

Nie. Upływ wrześniowego terminu nie powoduje automatycznej utraty urlopu. Pracodawca nie powinien usuwać niewykorzystanych dni z ewidencji tylko dlatego, że rozpoczął się październik.

Roszczenie o udzielenie urlopu co do zasady przedawnia się po trzech latach od dnia, w którym stało się wymagalne. Przedawnienie jest jednak osobnym zagadnieniem i nie daje pracodawcy prawa do swobodnego odkładania wypoczynku przez kolejne lata. PIP o zaległym urlopie i przedawnieniu.

Czy można wypłacić pieniądze zamiast udzielić urlopu?

Co do zasady w trakcie zatrudnienia urlop powinien oznaczać rzeczywisty czas wolny od pracy. Pracodawca i pracownik nie mogą dowolnie zastąpić go wypłatą pieniędzy, na przykład z powodu dużej liczby zamówień.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje zasadniczo w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Pracownik nie może również zrzec się prawa do wypoczynku. PIP o urlopie wypoczynkowym i ekwiwalencie.

Jak uporządkować zaległe urlopy w firmie?

Przegląd urlopów najlepiej połączyć z planowaniem obsady na najbliższe tygodnie. Pomocna będzie krótka lista działań:

1. Sprawdź salda każdego pracownika. Oddziel urlop bieżący od zaległego i wskaż lata, za które pozostały niewykorzystane dni.
2. Zweryfikuj część dotyczącą urlopu na żądanie. Ustal, jaka pula podlega terminowi wrześniowemu.
3. Poproś pracowników o propozycje dat. Wyznacz termin odpowiedzi, który pozwoli jeszcze zaplanować zastępstwa.
4. Uwzględnij rozkłady pracy i nieobecności. Sprawdź, czy proponowane daty można prawidłowo rozliczyć.
5. Potwierdź ustalenia. Zadbaj o czytelny zapis udzielonego urlopu i aktualną ewidencję.
6. Wracaj do zestawienia regularnie. Comiesięczna kontrola sald ułatwia wychwycenie zaległości, zanim zbliży się ustawowy termin.

Samo przypomnienie pracownikom o urlopie nie rozwiązuje problemu organizacyjnego. Potrzebne są jeszcze ustalone daty, zastępstwa i dokumentacja zgodna z faktyczną nieobecnością.

Obsługa kadr i płac w Virdis Lux

Jeśli zatrudniasz pracowników i potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu spraw kadrowych, sprawdź obsługę kadr i płac w Virdis Lux. Biuro w Wołominie obsługuje firmy z powiatu wołomińskiego i Warszawy. Oferta obejmuje między innymi przygotowywanie dokumentów pracowniczych oraz list płac uwzględniających urlopy i zwolnienia lekarskie.

Porozmawiaj z Virdis Lux o obsłudze kadrowej swojej firmy.