Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r. Co musi zrobić pracodawca?

Od 18 października 2026 r. elektroniczne orzeczenia medycyny pracy są podstawową formą orzeczeń z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych. Lekarz wystawia je w Systemie Informacji Medycznej (SIM), a pracownik widzi je na swoim Internetowym Koncie Pacjenta (IKP). Wersja papierowa zostaje tylko w wyjątkowych sytuacjach.

Najważniejsza zmiana dla pracodawcy: orzeczenia nie przynosi już pracownik. Przekazuje je placówka medycyny pracy, w której wykonano badanie, w sposób i terminie określonym w umowie z pracodawcą. Dlatego warto teraz sprawdzić, czy Twoja umowa z przychodnią zawiera takie zapisy.

Stan prawny na 27 października 2026 r.

Skąd zmiana i od kiedy obowiązuje

Nowe zasady wprowadziło rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie badań lekarskich pracowników (Dz.U. z 2026 r. poz. 456). Weszło w życie 17 kwietnia 2026 r. i przewidziało sześciomiesięczny okres przejściowy:

• do 17 października 2026 r. lekarz mógł wystawić orzeczenie na papierze albo elektronicznie;
• od 18 października 2026 r. orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych wystawia się w postaci elektronicznej.

Zakres badań i zasady oceny zdolności do pracy w zasadzie się nie zmieniły. Zmienił się obieg dokumentu.

Jak orzeczenie trafi do pracodawcy

Orzeczenie przekazuje pracodawcy jednostka medycyny pracy, w której lekarz przeprowadził badanie. Sposób i termin przekazania powinny wynikać z umowy między pracodawcą a placówką. Może to być na przykład dostęp do portalu przychodni albo przesyłka na wskazany adres elektroniczny.

Pracodawca dostaje tylko informacje potrzebne do dopuszczenia do pracy:

• czy pracownik jest zdolny, niezdolny albo utracił zdolność do wykonywania dotychczasowej pracy;
• na jakim stanowisku;
• termin następnego badania okresowego;
• ewentualne zalecenia dotyczące warunków pracy.

Pracodawca nie otrzymuje wyników badań, rozpoznań ani innych szczegółowych danych o zdrowiu pracownika. Indywidualne zalecenia prozdrowotne, które lekarz może wystawić od 15 lipca 2026 r., są przeznaczone wyłącznie dla pracownika.

Co z pracownikiem bez Internetowego Konta Pacjenta

Pracownik zobaczy dane z orzeczenia na swoim IKP. Brak konta nie blokuje jednak badania ani wydania orzeczenia. Na żądanie pracownik może też otrzymać od lekarza wydruk orzeczenia.

Kiedy orzeczenie nadal będzie papierowe

Rozporządzenie dopuszcza wersję papierową w szczególnych przypadkach, na przykład wtedy, gdy z powodu awarii nie da się skorzystać z systemu teleinformatycznego i wystawić dokumentu elektronicznego.

Czy papierowe orzeczenia wydane wcześniej są ważne?

Tak. Orzeczenia prawidłowo wydane na papierze przed końcem okresu przejściowego zachowują ważność do terminu w nich wskazanego. Pracownik nie musi ponownie przechodzić badań tylko z powodu zmiany formy dokumentu.

Lista kontrolna dla pracodawcy

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, sprawdź w najbliższym czasie:

1. Umowę z placówką medycyny pracy. Czy zawiera zapis o sposobie i terminie elektronicznego przekazywania orzeczeń? Jeśli nie, poproś przychodnię o aneks.
2. Kto w firmie odbiera orzeczenia. Wyznacz osobę, która ma dostęp do kanału przekazania i pilnuje, by pracownik nie zaczął pracy bez ważnego orzeczenia.
3. Akta osobowe. Ustal, jak orzeczenie elektroniczne trafi do dokumentacji pracowniczej. Więcej o tym, co powinno się w niej znaleźć, przeczytasz w artykule prowadzenie akt osobowych.
4. Terminy badań okresowych. Termin następnego badania nadal widnieje w orzeczeniu, więc dalej warto prowadzić własny kalendarz badań.
5. Informację dla pracowników. Krótko wyjaśnij zespołowi, że orzeczenie znajdą na IKP i nie muszą go już dostarczać do kadr.

Kadry i płace bez zaskoczeń

Zmiany w obiegu dokumentów pracowniczych łatwo przeoczyć, a ich skutki wychodzą przy kontroli. Jeśli prowadzisz firmę w Wołominie lub okolicy i chcesz uporządkować dokumentację, zobacz naszą ofertę kadr i płac albo skontaktuj się z Virdis Lux.

Najczęstsze pytania o e-orzeczenia medycyny pracy

Od kiedy orzeczenia medycyny pracy są elektroniczne?

Od 18 października 2026 r. orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych wystawia się co do zasady w postaci elektronicznej.

Kto przekazuje orzeczenie pracodawcy?

Placówka medycyny pracy, w której wykonano badanie. Sposób i termin przekazania określa umowa między pracodawcą a tą placówką.

Czy pracodawca zobaczy wyniki badań pracownika?

Nie. Pracodawca otrzymuje tylko informacje potrzebne do dopuszczenia do pracy, bez wyników badań i rozpoznań.

Czy trzeba powtarzać badania, jeśli pracownik ma papierowe orzeczenie?

Nie. Papierowe orzeczenia wydane prawidłowo przed 18 października 2026 r. zachowują ważność do wskazanego w nich terminu.

Co zrobić, jeśli umowa z przychodnią nie mówi nic o e-orzeczeniach?

Skontaktuj się z placówką i ustal na piśmie, w jaki sposób i w jakim terminie będzie przekazywać orzeczenia, najlepiej w formie aneksu do umowy.