Rozpoczęcie obowiązkowego stosowania KSeF – od kiedy i dla kogo?

Dostosowanie się do nowych regulacji dotyczących KSeF jest niezbędne dla wszystkich aktywnych podatników VAT. W 2024 roku, zgodnie z ustawą podpisaną przez Prezydenta 16 czerwca 2023 r., o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598), wszyscy podatnicy VAT będą zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ten obowiązek będzie obowiązywał od 1 lipca 2024 r. dla aktywnych podatników VAT, natomiast dla podatników zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r.

Krajowy System e-Faktur

KSeF to nowy system teleinformatyczny wprowadzony w Polsce, który ma na celu usprawnienie procesu wystawiania, wysyłania i odbierania faktur. System ten umożliwia nie tylko wystawianie faktur, ale również ich odbieranie, przechowywanie oraz nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do korzystania z systemu. Faktura wystawiana za pomocą tego systemu nazywana jest fakturą ustrukturyzowaną i jest to faktura w formie elektronicznego pliku XML. W praktyce, faktury te są generowane w programach finansowo-księgowych podatników, które mają możliwość wysyłki faktury do systemu KSeF.

KSeF dla kogo?

Zgodnie z nowymi przepisami, obowiązek korzystania z systemu KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Oznacza to, że wszystkie firmy, niezależnie od wielkości, będą musiały dostosować swoje systemy do nowych wymagań.

KSeF od kiedy ?

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, przepisy dotyczące obowiązkowego stosowania KSeF wejdą w życie 1 lipca 2024 r. Dla podatników zwolnionych z VAT obowiązek ten zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2025 r. Jest to kluczowe informacje dla wszystkich przedsiębiorców, którzy muszą przygotować swoje firmy do tych zmian.

Faktury ustrukturyzowane od 2024

Wprowadzenie systemu KSeF oznacza znaczące zmiany w procesie fakturowania. W praktyce oznacza to, że tradycyjne faktury papierowe będą stopniowo zastępowane fakturami ustrukturyzowanymi. Każda faktura wystawiona za pomocą systemu KSeF otrzyma unikalny numer identyfikujący, który jest równoznaczny z wystawieniem faktury. Ponadto, system KSeF umożliwia bezpośrednie przesyłanie faktur do odbiorcy, co oznacza, że nie będzie już potrzeby wysyłania faktur pocztą lub e-mailem.

Zasady dotyczące faktur generowanych przez kasy i drukarki fiskalne

Zmiany dotyczące systemu KSeF wpływają również na zasady dotyczące faktur generowanych przez kasy i drukarki fiskalne. Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r. Po tej dacie, wszystkie faktury muszą być wystawiane w formie ustrukturyzowanej za pomocą systemu KSeF.

Kto jest zwolniony z obowiązku korzystania z systemu KSeF?

Chociaż obowiązek korzystania z systemu KSeF dotyczy większości podatników VAT, istnieją pewne wyjątki. Na przykład, podatnicy nie mający siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju nie są zobowiązani do korzystania z systemu. To samo dotyczy podmiotów zagranicznych, które są zwolnione z obowiązku korzystania z systemu KSeF.

Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów

Za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących systemu KSeF mogą grozić sankcje. Od stycznia 2025 roku, podatnicy mogą zostać ukarani grzywną do wysokości 100% kwoty podatku VAT wynikającego z faktury lub 18,7% kwoty brutto wykazanej należności. Jest to kolejny powód, dla którego firmy muszą przygotować się do wprowadzenia systemu KSeF.

Korzyści wynikające z korzystania z systemu KSeF

Chociaż wprowadzenie systemu KSeF wymaga dostosowania się do wielu zmian, może to przynieść wiele korzyści dla przedsiębiorstw. Po pierwsze, cyfryzacja procesu fakturowania może usprawnić księgowość, oszczędzając czas i zasoby, które można przeznaczyć na inne zadania. Po drugie, prawidłowe wdrożenie e-fakturowania może pomóc w ograniczeniu błędów i przyspieszyć terminy płatności, poprawiając przepływ gotówki.

Wpływ na różne branże

Wprowadzenie systemu KSeF będzie miało różny wpływ na różne branże. Na przykład, dla firm zajmujących się sprzedażą na odległość, nowe przepisy mogą oznaczać konieczność dostosowania swoich systemów do nowych wymagań. W przypadku firm zajmujących się świadczeniem usług, wprowadzenie systemu KSeF może oznaczać konieczność przeprowadzenia szkoleń dla personelu w celu zapoznania się z nowymi procedurami.

Wdrożenie systemu KSeF 2024

Przygotowanie do wprowadzenia systemu KSeF wymaga starannego planowania i wdrożenia. Firmy muszą przeprowadzić audyt swoich obecnych procesów fakturowania i zidentyfikować obszary, które wymagają zmian. Muszą również zaktualizować swoje systemy informatyczne w tym programy do fakturowania i przeszkolić personel.

Podsumowanie

Wprowadzenie systemu KSeF to wielka zmiana dla wszystkich firm w Polsce. Chociaż może to być skomplikowane i czasochłonne, korzyści wynikające z cyfryzacji procesu fakturowania są nie do przecenienia. Dlatego warto już teraz zacząć przygotowania do wdrożenia systemu KSeF.